Liiketoiminnan suojaaminen
Opi perusteet. Useimmat myyntitapahtumat käsitellään, lähetetään ja maksetaan lähes ongelmitta, mutta Visalla on kuitenkin käytössään tehokas prosessi riitojen ratkaisemiseksi.
Suojaa liiketoimintasi oikeilla tiedoilla
Riidoilla tarkoitetaan kortin liikkeellelaskijan hankkijalle tekemän maksutapahtuman arvon palautumista (kokonaan tai osittain). Yleensä yrityspankki tekee tämän kauppiaalle. Riidat voivat koitua kalliiksi kauppiaille – voit menettää sekä maksutapahtuman määrän että siihen liittyvät kauppatavarat. Lisäksi riidat voivat aiheuttaa sisäisiä käsittelykuluja.
Riitaan vastaaminen
Anna tarkat tiedot nopeasti.
Vaihe 1: Kortinhaltija riitauttaa maksutapahtuman
Kortinhaltija ottaa yhteyttä liikkeellelaskijaan ja kyseenalaistaa maksun laskutustiliotteessaan.
Vaihe 2: Etsi tapahtuman kuitti
Hankkijasi ottaa sinuun yhteyttä saadakseen tarkan kopion tapahtumatietueesta.
Vaihe 3: Lähetä kopio hankkijallesi
Faksaa tai postita heti tarkka, luettavissa oleva kopio, jotta prosessi pysyy ajan tasalla.
Riitojen välttäminen
Tässä muutamia vinkkejä.
-
Kerro käytännöistäsi selkeästi maksutapahtuman yhteydessä. Käytäntösi tulee painaa myyntikuitteihin. Jos näin ei ole, muista lisätä käytäntöjen tiedot myyntikuittiin lähelle asiakkaan allekirjoitusriviä ennen asiakkaan allekirjoittamista. Varmista, että käytäntö on luettavissa kaikissa myyntikuitin kopioissa. Tällaisten käytäntöjen ilmoittamatta jättäminen kaupantekohetkellä voi olla oman etusi vastaista, jos asiakas yrittää palauttaa ostoksen.
-
Talleta myynti- ja luottokuitit 1–5 päivän kuluessa maksutapahtuman päivämäärästä – älä säilytä niitä. Jos kuitteja ei talleteta ajoissa, asia voi johtaa määräpäivän ylittämistä koskevaan riitaan.
-
Varmista, että virheelliset myyntikuitit mitätöidään ja että maksutapahtumat käsitellään vain kerran. Saman maksutapahtuman syöttäminen päätteelle useammin kuin kerran, sekä kauppiaan että pankin kopion myyntikuitista tallettaminen hankkijalle tai saman maksutapahtuman tallettaminen useammalle kuin yhdelle yrityspankille voi johtaa kaksinkertaista maksutapahtumaa koskeviin riitoihin.
-
Jos kortinhaltijan ostoksen toimitus viivästyy, kerro kortinhaltijalle viivästyksestä sekä uudesta odotetusta toimitus- tai palvelupäivästä.
-
Älä talleta maksutapahtumia yrityspankkiisi ennen kuin olet lähettänyt siihen liittyvät kauppatavarat. Jos asiakkaat näkevät maksutapahtuman Visan kuukausittaisella tiliotteellaan ennen kauppatavaran vastaanottamista, tämä voi johtaa estettävissä olevaan riitaan.
-
Maksutapahtuman selvitystä ja ratkaisua varten hankkijan tulee lähettää kauppiaan nimi, jota kyseinen kauppias käyttää eniten ja josta kortinhaltijat tunnistavat kauppiaan. Kauppiaan nimi on tärkeä tekijä, joka auttaa kortinhaltijoita tunnistamaan maksutapahtuman. Useimmin käytetyn nimen käytön tulee minimoida riidat, jotka johtuvat tunnistamattomista kauppiaiden nimistä.